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新聞快訊

“瞎忙”的八大病因
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paul0938803 - 人力資源新聞區 | 2014-04-13 00:07:21

“瞎忙”的八大病因

 

許多中小型成長企業往往有這樣的怪現像出現:企業內幾乎每個人都忙不過來,但就是整體效率低下!而且也很難找出原因,不知該如何改善。該從何入手尋找病因。

  • 流程不完善  

流程是企業日常運營的基礎。一個企業的效率低下,首先應檢查:企業的流程是否合理,是否簡潔和高效,能否有改進的地方,改進的可能性有多大。檢查流程,應首先要檢查流程系統本身。

 

組成企業的流程系統絕不是簡單的業務鏈條,而是複雜而封閉的循環系統,就像人體的血液循環系統,包括:總系統、各支系統、各細支系統,以及末梢系統。因此,首先應檢查企業流程的循環系統從起點到末梢是否暢通,是否閉合,有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方,有沒有冗餘和不夠的地方,是否需要添加新的系統。其次,還應該檢查流程是否格式化、模版化,流量是否合理穩定,每一管道上的設計的流量是否合理,而實際流動中是否達標、超標。

 

流程檢查還應包括檢查流程上流的是什麼內容。近年來,許多企業都在優化、再造流程,那麼流程上究竟流的是什麼呢?概括起來有四方面:

一是物流;二是信息流;三是現金流;四是文化流——流程上流的是企業的個性和特色,也就是企業文化。之所以企業能夠在競爭激烈的市場上被顧客識別出來,關鍵原因是流程上流動著企業與眾不同的基因,流動著企業的形象代言人,即員工的行為方式,流動著企業基本的價值趨向和理念。

 

  • 制度不支持  

如果流程沒有什麼問題,就檢查管理制度是否真的支持流程及流動的內容,制度是否充分尊重人文情懷:過於嚴格了,大家會變著法子鑽制度的漏洞,甚至集體對抗制度;過於寬鬆了,約束力又不夠。如果說,流程是水的話,那麼制度就是流水的管線。如果管子不嚴密,管子粗細搭配不合理,或管子根本沒有對接起來,那麼將直接影響系統流水。此外,還應關注流程上流的內容是否正確,內容是否為亂流?

 

  • 監管不到位  

即便企業有很好的流程和管理制度,但如監管不力,或監管不到位,或監管越位,或監管手段落後,或監管人員素質有問題,甚或組織架構太複雜,都會大大降低整個系統的運營效率。

流程和製度都是固化的,而監管是靈活的,監管必須按原則辦事。如果監管者辦事不公,會極大降低人們對流程和製度的忠誠;如監管者素質低下,根本不懂得如何監管,那麼勢必會監管無力,導致不知道大家都在忙什麼,是否忙得對了,乃至是否真在忙;如監管過於嚴格和僵化,不知道原則和靈活相結合,固守過時的製度,那麼將極大限制人們的積極性和創造,甚至促使員工為了迎合監管而忙;如身處高位的人沒有被監管的意識,甚至領導帶頭忙超越流程和製度,那麼監管力量也將大大削弱。

 

  • 技術不匹配  

大家都很忙,都喊累,但整體效率不高的第四個原因是管理手段問題。正常情況下,管理手段落後會極大限制企業的管理效率,尤其是製造業裡最明顯。同樣是電腦,286和奔騰的運行速度和工作品質是天壤之別;同樣是信息傳遞,寬帶和撥號上網的速度也有成倍的差別。更重要的是,設備落後會影響到員工的情緒,而情緒是相互傳染的,進而影響到工作積極性。  

但是,如果技術手段太超前了,也會限制企業內部的工作效率。這是因為企業環境不支持設備的運作,影響設備正常工作能量的發揮。因此,可能放著高級設備反而用不上,或用時又發揮不出其應有的效率,而且在與其它流程環節對接時提高了工作成本,自然也會降低工作效率。  

同時,管理技術手段不僅要與企業的實際環境相適應,而且應與企業的外部環境相適應。如果企業內部的局部工作效率高,但與之對接的外部環境的工作效率低,大家就只能處在無休止地無奈等待之中,必然工作效率也會隨之降下來。

 

  • 員工素質不高  

很顯然,員工的職業素質在極大地決定著工作效率。員工的職業素質就是整體員工的職業品質。什麼是品?品就是員工與工作有關的社會屬性,主要是指與崗位有關的職業道德。什麼是質?質是指與崗位有關的自然屬性,包括:職業意 ​​識、知識、技能、智慧、資源等。而其中的職業意 ​​識又是至關重要的。職業意 ​​識是什麼呢?就是指在崗人員應該知道自己該干什麼和怎麼幹。  

有些企業之所以效率低下,就是與企業員工的品質有關,尤其與質有關。一個質地很好的員工,其工作效率可能是一般員工的兩倍、3倍、甚至10倍以上,更重要的是工作質量不一樣。佈置同樣的工作,質地優異的員工可能一天之內就完成了,而質地差的員工非常努力,卻一周後才完成,而且工作質量根本不可能與質地好的員工同日而語。僅從花費的時間量來說就有7倍的差距,更不用考量質的差距了。但在長期平均思想的支配下,員工之間顯然不可能有7倍的薪金待遇,自然那些質地優秀的員工會逐漸流失,沉澱下質地一般的員工。留下的員工雖然職業道德很好,非常努力,都很忙,但企業的整體工作效率卻很低下。

 

  • 主管能力有限  

俗話講:“兵熊熊一個,將熊熊一窩”。儘管大家都十分忙,但由於高級管理人員能力有限,不具備戰略上佈局謀篇,不會在戰術上指揮調度協調,更不能很好地識人、用人,不能有效地充分利用有限的資源,不能夠做到知己知彼、知天知地,所以造成在錯誤的時間、錯誤的地點、用很優秀的士兵打錯誤的戰鬥,失敗肯定是必然的。  

作為主管,尤其高級主管,千萬注意不要讓員工無為的勞作,要知道你的一個指令將會傳導到基層,各級員工都會為你的指令而忙。如果忙了半天沒有效果,是無為的勞作,甚至是負面的勞作,若領導者又不敢承擔責任,試想其結局會如何?如果這樣的次數多了,員工也就疲了。然而又不能違抗命令,怎麼辦?員工就會兵來將擋,你有千條令我不行,我就自掃門前雪。結果大家都在忙,其實是各忙各的,是裝著忙的樣子給上級主管看,一級騙一級。  

還有一種情況,就是朝令夕改。作為企業主管,做決策前不慎重,或決策力不夠,或耳根子軟,做了決策發布指令後又感覺原來決策不好,想修改決策,於是出現決策指令正在實施過程中,隨意、隨時、隨便、隨機修改指令,導致隨意文化滋生。剛開始下屬對此不舒服,時間長了摸准了上司的秉性和行事風格,儘管上司發布了命令,又估計上司會修改指令,於是就開始佯動而不真動。結果上司看見下屬在動也就心滿意足了,可就是遲遲不出結果,沒有效率。

 

  • 文化導向有誤企業

文化的導向也影響著企業整體的效率。如果企業鼓勵個人英雄主義,不注意培養團隊意識和協同作戰能力,那麼儘管每個人都想當英雄,每個人都很忙,但是大家沒有養成協同作戰的意識和習慣,個人、部門之間存在著邊界高牆,效率也高不了。更為嚴重者,擔心他人可能成為英雄影響自己,於是製肘他人,甚至使絆儿。  

如果企業倡導“忙”文化,那麼員工必將為忙而忙,這在一些成長型企業特別明顯。老闆最看不慣的就是大家閒,員工一閒,老闆心裡就堵得慌。於是不問員工是否完成了任務,而只看是不是在忙。有的老闆不直接說閒的員工,而是轉彎抹角地去表揚忙的員工,尤其重點表揚加班加點的員工。殊不知,員工之所以加班,大多是因為質地不行,上班時間忙不到點子上,瞎忙;而有的人,就愛下班幹活;更有甚者是品的問題,故意加班給老闆看的。結果老闆發現了加班者就表揚,下面就必然會為忙而忙。結果是越忙越受到老闆的表揚,越表揚人們就會越忙,忙而無效。

 

  • 企業戰略有問題  

大家都很忙,而企業整體效率低下的另外一個原因就是企業的戰略定位和戰略導向有問題。俗話講,“男怕入錯行,女怕嫁錯郎”,作為一個企業,最怕的也是入錯行,企業現有的資源不支持企業開拓某一領域,而企業的戰略制定者自認為可以,結果誤進某一行業。這樣的話,無論員工多忙,都無法產生客觀的效益,累死也夠不著。

 

企業的戰略定位出錯除了表現為行業戰略錯位以外,還表現為目標顧客定位、商域定位、經營模式定位等出問題。無論是哪一方面定位出問題,都將影響企業整體的效率和效益,大家都很忙,就是看不到效益,當然也就談不上效率。

 

企業在戰略導向上容易出的問題是,戰略方向錯誤和戰略方向不定。如果是戰略方向錯誤,整個南轅北轍,無論員工如何忙,也都是負效益和負效益;如果是戰略方向搖擺不定,忽左忽右,員工很忙,但盡是重複勞動和無謂勞動,談何效率和效益。  

 

企業的戰略決定著企業所做的事情是否有價值?企業發展的生命週期決定了企業發展必須不斷地進行戰略定位和戰略調整,企業每遇到發展瓶頸都需要戰略突破,行業競爭的規律導致企業必須適時地進行戰略轉型。如果戰略定位不准,戰略突破和戰略轉型沒有適時做到位,企業必然會出現瞎忙的狀況,忙而低效、忙而無效。尤其當行業成熟後,整個行業開始走下坡路時,無論員工多忙都會出現低效;即使企業所處行業正在發展壯大的過程中,如果企業自身的發展走向衰亡期,同樣會遇到員工忙而無效的狀況。如果企業處在戰略突破和戰略轉型的過程中沒有實現真正的轉型時,同樣會出現員工忙面無效的狀況。

 

企業發展初期,企業的戰略定位不清晰,左右搖擺,員工同樣得忙,但忙而無果,忙而無效。

綜上,企業戰略出問題,會出現上下很忙,但忙而低效,忙而無效。  

所以企業應改變“忙” 文化,把每個人的工作安排細化,要求在規定的時間完成規定任務,把關注形式轉變為關注結果和過程相結合上來。但也不能走上另一極端——只關注結果,以致出現為結果而結果的現象,那會導致更惡劣的企業文化。    

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